关于电力设计企业如何加强工程档案管理的思考

0 引言

档案管理是信息管理的重要组成部分，当今社会信息化爆发速度飞快，信息化下规范档案管理的意义重大。为解决此问题，电力设计企业需要积极创新档案管理方式，与先进的信息化技术相结合，提高档案管理效率，并确保充分利用档案的价值。同时考虑到电力设计企业档案管理的实际需求并制定适当的管理措施以提高档案管理的质量。

1 电力设计企业工程档案管理存在的问题

1.1 管理人员的专业技能仍需提升

在信息化时代的背景下，数字化和信息化是电力设计企业档案管理的趋势，要求负责档案管理的人员在具有传统的档案管理技能的同时对计算机技能进行掌握，尤其是在数据的收集，分析和开发领域。但是实际上许多负责电力设计企业档案管理的工作人员不是科班出身，尽管他们具有档案管理的经验，但他们仍有加强数据处理的能力。另外还有一些管理人员属于岗位的调换，档案管理的基本技能不足，完全不了解档案管理工作。传统的电力设计企业档案管理只要求工作人员掌握档案管理的知识和更统一的管理方法，但是科技的发展为档案管理提供了更加多样化的方法，同时要求工作人员具有一定的存储和分析信息的能力，这对于当前的档案管理者来说是相对欠缺的。

1.2 信息安全度低

随着网络技术的发展，信息的不安全性日益增加。对于信息化档案的管理，必须保证档案数据的安全性和完整性，并且不得泄露相关信息。近年来，随着信息社会的发展，经常发生电信领域的欺诈行为，主要原因就是由于公民的信息被非法分子泄露和利用。使用计算机进行档案管理，可以在没有适当的管理和维护方法的情况下，十分容易对档案信息进行窃取，黑客非常普遍，是信息盗窃的主要肇事者。在有些情况下，某些具有竞争关系的公司会利用黑客攻击竞争对手的公司或企业，这会导致信息丢失并使恢复变得困难。

2 信息化时代电力设计企业档案管理的完善

2.1 电力设计企业档案管理思路与工作方式的革新

在信息化环境中，电力设计企业档案管理的创新需要数字化管理，而数字化管理需要概念上的更新，以及方法上的创新与改变，即档案的集中分类，将可以数字化管理的档案进行区分，并主动将其转换为信息数据档案。其次要做好数字化管理档案的准备，记录好有连带关系的档案，为信息化管理档案做好准备。另外，档案数据的信息化转换需要很长时间，并且记录过程需要严格的工作方法，切勿在过程中出现人为错误致使丢失档案情况的出现。最后，转换后的电子档案需要与原始记录中进行校正，以产生完整可靠的数据，这为进一步改进和使用电子数据提供了坚实的基础。

2.2 提高档案信息的安全性

在信息化环境中，不管是档案的归档或者是档案的完善，都必须通过访问特定的软件，并且不可避免地要在网络山上打开关于存档的信息平台，以便存档的管理和对存档的访问。因此提高档案信息的安全至关重要，必须建立良好的档案信息安全管理机制。①安全管理应从有权访问档案信息的工作人员开始，提高其待遇水平，改善人员培训和晋升机制，从而减少人员流动，注重在日常培训中提高道德操守，避免内部安全问题。②保护档案免受火灾、洪水、地震及黑客攻击造成的意外损害，及时做好备份。③增加硬件设施的投资和更新，使用更高效、更安全的电子信息设备，确保档案管理的平稳运行和档案信息服务系统的正常运行。④要及时更新防火墙和杀毒软件等，从而使系统更加安全可靠。

2.3 建设科学合理的监督考核机制

为了加强电力设计企业档案管理工作与信息化技术的融合，必须建立一个科学合理的考核奖惩机制。建立良好的管理人员考核制度，着眼于单位的利益，根据每个职工的工作表现进行奖励或者惩罚，有效保护每一位员工的切身利益，实现真正的公正合理。科学的考核制度可以有效激发每个员工的工作积极性，大大提高管理效率。因此，必要建立监督考核制度，制定适用于违反制度的惩罚规则，以达到监督考核真正的公平公正，奖惩严明。

2.4 加强新兴科技的融入

在电力设计企业档案的管理中，通常根据档案的实际情况进行检查，确认之后进行存档。一旦存储了数据之后，档案管理者便会使用此信息并向单位提供相关服务。但是在信息化背景下，这种工作模式显得非常落后，因此有必要提高单位信息化管理档案的水平。一方面，积极引进国际上高水平的管理体系，建立以现代技术为核心的档案管理系统。另一方面，有必要增强现代信息技术的安全水平，使管理人员意识到网络安全，并为他们提供在该领域工作的手段，通过实践来增强档案的安全性和机密性。

文章来源：《农业工程技术》 网址: http://www.gcjszzs.cn/qikandaodu/2021/0107/1426.html